Contents
Ponpesgo.id – Pembuatan SOP memerlukan sebuah persiapan.
Adapun persiapan yang perlu dilakukan untuk membuat SOP
Membuat Tim Penyusunan SOP
Persiapan awal yang perlu dilakukan untuk menyusun SOP yakni membentuk Tim Penyusunan SOP.
Tim penyusunan SOP yang dibutuhkan adalah orang-orang yang setidaknya memahami bagaimana kegiatan operasional bisnis, seperti penulis SOP, pelaksana di lapangan, pengawas dan atasan pengawas
Penilaian Kebutuhan
Penyusunan SOP tidak bisa dilakukan secara asal, kita perlu melakukan analisis tugas dan wewenang bagi setiap unit atau pelaksana lapangan seperti kepala unit, bendahara, sekretaris dan staf atau karyawan.
Hal yang perlu dianalisis yakni hubungan antar pelaksana serta sampai dimana hak dan wewenang masing-masing pelaksana. Selain itu kita juga perlu mengamati :
- Proses bisnis awal hingga akhir
- Dokumen apa yang dibutuhkan
- Pihak mana yang bertanggungjawab
- Durasi yang dibutuhkan
- Hasil atau output yang dihasilkan dari proses bisnis
Pengembangan SOP
Dalam mengembangkan SOP ada beberapa hal yang bisa dilakukan:
Menuliskan uraian prosedur dan alur kerja: uraian prosedur perlu dituliskan secara rinci dan jelas, bila uraian tersebut sudah lengkap maka akan dengan mudah dituangkan ke dalam diagram alir (flowchart). Pembuatan diagram alir ini harus disesuaikan dengan urutan langkah yang tertulis
Simulasikan SOP: sebelum diterapkan, SOP harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan untuk dijadikan dokumen legal.
Namun sebelum itu, SOP harus terlebih dahulu disimulasikan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, ketidaksesuaian prosedur diharapkan dapat mudah diidentifikasi.
Penetapan SOP
Apabila SOP sudah final maka harus dimintakan persetujuan dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini, pihak yang berwenang seperti direktur BUMP, sekertaris, bendahara maupun staf/karyawan yang berkepentingan dengan SOP
Penerapan SOP
Apabila SOP sudah mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang berwenang, langkah selanjutnya yakni sosialisasi kepada semua pihak yang terlibat.
Cara ini bisa dilakukan melalui rapat koordinasi antar unit untuk menyampaikan seperti apa alur SOP yang telah dibuat
Monitoring dan evaluasi SOP
Sejatinya SOP yang dibentuk pasti akan selalu mengalami perubahan, untuk itu diperlukan adanya skema monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP.
Hal ini dilakukan untuk menjamin mutu pelaksanaan SOP secara berkala, dan menyarankan perubahan serta perbaikan apabila SOP dirasa kurang efektif dan efisien.