Kebanyakan koperasi pondok pesantren masih dikelola secara manual yaitu dengan transaksi pencatatan menggunakan kuitansi, nota dan kemudian baru dipindahkan ke aplikasi microsoft excel. Pada jangka pendek pengelolaan unit usaha koperasi pesantren dengan sistem seperti ini dirasa sudah cukup, namun jika ingin membangun unit bisnis yang berkelanjutan, unggul serta mampu dikelola dengan profesional maka diperlukan pengembangan sistem baik dari sisi struktur kelembagaan, penguatan alur perencanaan hingga penantaan keuangan yang baik dan terdigitalisasi.
Pondok Pesantren Ar-Risalah di Kabupaten Bantul, Ngeblak, Wijirejo Kecamatan Pandak termasuk ke dalam salah satu pondok pesantren yang ditunjuk Bank Indonesia Perwakilan Provinsi DIY dan Syncore Indonesia untuk didampingi dalam proses pengembangan dan akselerasi unit usaha pondok pesantren, salah satunya melakukan digitalisasi usaha agar unit-unit usaha pesantren dapat bersaing dan mendukung pondok pesantren secara lebih efektif dan efisien.
Ar-Risalah sendiri didirikan pada tahun 2015 dan menjalankan pondok pesantren dengan sistem santri formal dan non-formal, dimana sampai saat ini terdapat 350 santri yang menjadi bagian dari keluarga besar Ar-Risalah. Pada kunjungan pertama Tim Syncore Juni 2021 yang diterima oleh pengurus pesantren Pak Jajang dan tim banyak mendiskusikan masalah pemetaan, pengelolaan hingga perencanaan unit-unit usaha yang dimiliki pondok pesantren Ar-Risalah.
Sejauh ini unit-unit usaha Ar-Risalah yang terdata adalah unit bisnis koperasi, unit bisnis katering dan perikanan. Namun karena adanya pandemi unit usaha yang bertahan hanya koperasi yang diberi nama koperasi pesantren “Lazaka”. Koperasi ini ditujukan untuk memenuhi kebutuhan santri seperti alat-alat mandi dan kebutuhan harian dengan supplier utama dari Supermarket besar di Kota Yogyakarta yaitu Pamella Swalayan.
Tim Syncore saat melakukan pemetaan usaha menemukan bahwa koperasi pesantren masih dikelola secara tradisional seperti belum adanya catatan yang rapi dalam sistem penjualan dan keuangan (atau masih ditulis secara manual), belum adanya Standar Operational Procedure (SOP) dalam menjalankan unit usaha hingga belum ada sistem stock opname dan sistem operasional usaha masih dijalankan secara manual. Selain itu masalah utama yang dihadapi adalah kemampuan pengelola unit usaha yang belum memiliki pengetahuan mengenai pencatatan keuangan, pengelolaan organisasi usaha hingga digitalisasi unit usaha.
Tim Syncore kemudian membantu mendampingi pertumbuhan percepatan ini dengan melakukan beberapa langkah seperti:
- Melakukan pelatihan kelembagaan secara lebih mendalam yaitu memberikan pengetahuan kepada pengurus unit usaha ponpes Ar-Risalah mengenai bisnis plan (rencana bisnis) menggunakan salah satu metode yaitu metode bisnis model canvas (BMC) serta proses penyusunan laporan keuangan dimulai dari mendata bukti-bukti transaksi dan menyusun alur laporan keuangan menggunakan kertas kerja (peserta langsung praktek bersama konsultan Syncore Indonesia).
- Selanjutnya Tim Syncore juga melakukan diskusi dengan pengurus unit usaha Ar-Risalah untuk menyusun standar operational procedure (SOP) yaitu mengenai alur penyusunan operasional unit usaha serta penyusunan struktur organisasi dan tata kelola kelembagaan unit usaha, misalnya dengan merapihkan kembali kepengurusana koperasi dan tata kelola kelembagaan koperasi agar dikelola secara profesional, modern, digitalisasi dengan mesin kasir serta dapat memberikan ouput laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi keuangan.
- Pendampingan selanjutnya setelah pengurus memperoleh pemahaman yang baik mengenai rencana bisnis, maka dilakukan praktek langsung menyusunn proyeksi bisnis dan realisasi anggaran unit usaha. Proses ini dilakukan agar koperasi dapat memetakan proyeksi usaha untuk ekspansi kedepan agar tidak stagnan di satu tempat. Selain itu proses pendampingan ini juga dapat memberikan dorongan agar koperasi bisa mendukung pendapatan bagi pondok pesantren namun tetap dikelola secara profesional sesuai dengan etika bisnis.
- Proses pendampingan selesai pada bulan September 2021 dengan dilakukan FGD (Focus Group Discussion) antara Pondok Pesantren Ar-Risalah dengan Syncore Indonesia dan Bank Indonesia Perwakilan DIY untuk mendapat feedback dari Pondok Pesantren Ar-Risalah Bantul.