Ponpesgo.id – Nota merupakan salah satu bukti transaksi valid yang digunakan dalam administrasi suatu perusahaan.
Dalam sebuah transaksi perlu adanya bukti pembayaran untuk menjadi pelengkap dalam dokumen arsip perusahaan maupun penjualan.
Dengan kata lain bukti-bukti transaksi akan dikumpulkan sebagai dokumentasi dari transaksi yang sudah terjadi.
Banyak manfaat yang kita dapatkan jika nota dikelola dengan baik, salah satunya sebagai bukti dari pembayaran yang berisi informasi mengenai detail sebuah transaksi.
Baca Juga: Pentingnya Pengembangan SDM Pada Unit Usaha Ponpes
Informasi tersebut meliputi jenis barang atau jasa, jumlah nilai tagihan dan kuantitas barang atau jasa yang telah dikonsumsi oleh konsumen.
Selain itu, nota juga dapat dijadikan sebagai bahan rujukan kepada pihak lain terkait barang atau jasa yang telah digunakan.
Manfaat lain dari nota ialah sebagai salah satu bukti koreksi jika terdapat kesalahan pembelian atau penerimaan barang yang dilakukan oleh konsumen.
Saat ini di beberapa unit usaha ponpes belum dilakukan skema pengarsipan nota dengan baik, bahkan keamanan nota pun tidak dikontrol dengan baik.
Padahal nota tersebut sangat penting untuk menelusuri transaksi dan untuk memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan.
Kejadian tersebut merupakan yang kami alami ketika melakukan penyusunan laporan keuangan di salah satu pondok pesantren di daerah Provinsi Yogyakarta.
Kurangnya penataan arsip yang dilakukan tersebut dikhawatirkan dapat mengganggu kegiatan yang membutuhkan data dari arsip.
Dalam sebuah penelitian mengatakan bahwasannya arsip merupakan informasi terekam yang diciptakan organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.
Baca Juga: Pentingnya SOP Bagi Unit Usaha Ponpes
Sebagai informasi terekam arsip menjadi salah satu sumber informasi yang teramat penting bagi operasional dalam kegiatan administrasi.
Seperti salah satu diantaranya sebagai pusat ingatan, bahan pengambilan keputusan, dan sebagai bukti akuntabilitas.