Pentingnya SOP Bagi Unit Usaha Ponpes

Sebelum mengetahui pentingnya SOP bagi unit usaha ponpes, sebenarnya apa sih SOP itu sendiri?

Ponpesgo.id – Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berisi mengenai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan terkait dengan berbagai proses penyelenggaraan administrasi organisasi yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat, penyelenggaraan, dan pihak yang berperan dalam aktivitas atau kegiatan rutin yang kompleks.

SOP sendiri merupakan bentuk kesepakatan tertulis di sebuah organisasi atau unit usaha yang berisi mengenai kebijakan, uraian teknis yang harus dilaksanakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk dan jasa yang akan menjadi luaran sebuah organisasi.  

SOP perlu disusun sebelum suatu pekerjaan dilakukan, penyusunan SOP sendiri disesuaikan dengan kebutuhan serta ketersediaan sumberdaya manusia di sebuah organisasi, sebab tujuan dibuatnya SOP sendiri ialah untuk menjelaskan secara rinci bagaimana seluruh sumber daya manusia (SDM) yang berada di suatu organisasi bertindak sesuai dengan standar atau job desk yang berlaku, sehingga dapat mencapai efisiensi kerja.

Lalu apa aja sih manfaat dari SOP itu sendiri?

1.Sebagai Pedoman Aktivitas Operasional

Manfaat utama SOP yakni sebagai pedoman aktivitas operasional , dimana SOP sendiri dapat membantu individu untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien

2. Menjaga Konsistensi

SOP memiliki manfaat untuk menjaga konsistensi produk, jasa dan pelayanan yang diberikan suatu organisasi sebab di dalam SOP sendiri memuat aturan kerja yang membantu pelaksana operasional untuk memberikan produk, jasa dan pelayanan dengan spesifikasi dan kualitas yang konsisten

3. Transparansi Informasi

SOP menyajikan transparansi informasi bagi pelaksana operasional, transparansi tersebut mencakup informasi mengenai tanggung jawab dan wewenang yang perlu dilakukan untuk mencapai pekerjaan dengan benar.

4. Meminimalisir Kesalahan

SOP bermanfaat untuk meminimalisir kesalahan, sebab SOP sendiri berisi mengenai instruksi yang dibakukan untuk melakukan kegiatan operasional. 

5 Membantu Organisasi untuk Mencapai Targetnya

Manfaat lain dari SOP yakni membantu untuk mencapai target organisasi, hal ini dikarenakan SOP sendiri membantu individu untuk bekerja secara efektif dan efisien sehingga target yang dimiliki organisasi bisa dicapai dengan baik. 

 

Tips membuat SOP

• Tentukan orang yang tepat

Pembuatan SOP memerlukan orang yang memiliki keterampilan menulis serta perlu melibatkan SDM internal yang memahami seperti apa kondisi teknis dan non teknis yang ada di organisasi atau divisi.

• Perhatikan gaya penulisan

SOP merupakan sebuah pedoman yang berisikan mengenai langkah-langkah untuk melakukan sebuah pekerjaan, sebisa mungkin buatlah SOP dengan memperhatikan gaya penulisan, usahakan jangan menggunakan kalimat yang rancu dan menimbulkan beda penafsiran.  

• Perhatikan kerja di lapangan

Pembuatan SOP harus memperhatikan bagaimana kondisi di lapangan, seperti hal nya pada siapa saja pihak yang akan menggunakan dan melaksanakan SOP, sesuaikan dengan kapasitas dan kemampuan SDM sehingga pada penggunaannya tidak menimbulkan masalah 

• Buatlah visual yang menarik

SOP perlu dikemas secara menarik supaya tidak membosankan untuk dibaca, salah satunya yakni dengan menyajikan dengan visual yang menarik

• Lakukan trial pada SOP 

Sebelum ditetapkan, sebaiknya lakukan uji coba dalam beberapa waktu untuk menilai apakah aturan yang dibuat sudah sesuai harapan atau belum.